Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej odpowiedziało na pismo Rzeczniczki Praw Dziecka dotyczące problemu nadmiernej ingerencji pracodawcy w sferę prywatną pracownika i jego dziecka. Chodzi o zakres informacji z dokumentacji pracowniczej. 

Sprawa dotyczy przepisów kodeksu pracy, zgodnie z którymi, jeżeli z powodu stanu zdrowia potwierdzonego orzeczeniem o niepełnosprawności lub o stopniu niepełnosprawności dziecko wymaga osobistej opieki pracownika, może być udzielony urlop wychowawczy w wymiarze do 36 miesięcy. Jednak – na okres nie dłuższy niż do ukończenia przez dziecko 18. roku życia. Do wniosku o urlop rodzic dołącza kopię prawomocnego orzeczenia o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności dziecka, na które ma być udzielony urlop wychowawczy. I tu leży problem. Pracodawca zyskuje bowiem dostęp do całości treści orzeczenia wydanego dla dziecka.

Wątpliwości Rzeczniczki Praw Dziecka budził zakres przetwarzanych danych z dołączanych do wniosków dokumentów dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem.

W odpowiedzi MRPiPS podkreśla, że to pracodawca zobowiązany jest do ochrony wszystkich danych osobowych oraz do zachowania w tajemnicy informacji, o których dowiedział się z dokumentów przedłożonych mu przez pracownika o dodatkowy urlop wychowawczy.

Jednak w przypadku, gdy ujawnione okoliczności we wspomnianym orzeczeniu mogłyby mieć negatywny wpływ na pracownika lub jego dziecko oraz istniałoby zagrożenie ujawnienia danych szczególnie chronionych, pracownik zobowiązany jest przedstawić pracodawcy kopię prawomocnego orzeczenia o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności dziecka. Następnie pracodawca, na wniosku lub w notatce służbowej, może sporządzić informację o orzeczeniu oraz poświadczyć zapoznanie się z jego treścią. W przypadku kontroli pracodawcy przez Państwową Inspekcję Pracy, pracownik będzie zobowiązany do okazania orzeczenia, ponieważ jego kopia stanowi podstawowy dowód udzielenia przez pracodawcę dodatkowego urlopu wychowawczego.

Sfera prywatna pracownika i jego dziecka. RPD apeluje do MRPiPS

Ministerstwo wskazało na obowiązki pracodawcy związane z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej. Akta osobowe muszą być prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika i przechowywane w sposób zapewniający poufność oraz ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych. Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację przez okres zatrudnienia oraz przez 10 lat po jego zakończeniu.

MRPiPS w korespondencji z Rzeczniczką Praw Dziecka potwierdziło znaczenie ochrony danych osobowych w kontekście uprawnień pracowniczych związanych z rodzicielstwem oraz zobowiązało się do dalszej analizy sytuacji w celu zapewnienia odpowiedniej ochrony sfery prywatnej pracowników i ich dzieci.

Odpowiedź MRPiPS na pismo RPD z dnia 14 listopada 2024 r.,